Tal y como afirma Peter Drucker, la productividad del trabajador del conocimiento es el mayor de los retos del siglo XXI. Habla incluso que en los países desarrollados es el primer requisito de supervivencia. Sin duda alguna si hacemos un breve análisis sobre la evolución del mundo del trabajo, notaremos que estamos ante la primera situación en la historia de la humanidad en la que el trabajo ha dejado de ser evidente. Una consecuencia directa de este hecho es que antes de hacer el trabajo hemos de definirlo, y esto es algo que cuesta dado que hemos estado acostumbrados durante mucho tiempo a que nos lo den mascado. Ahora el compromiso y laresponsabilidad juegan un papel fundamental en tu productividad.
Cuando procesamos y organizamos todo el contenido de nuestras bandejas de entrada, lo que estamos haciendo es transformar todo aquello que hemos capturado en algo que sí es evidente para nuestra mente y por tanto de fácil ejecución. Estamos definiendo nuestro trabajo. En los talleres que suelo facilitar en las organizaciones, percibo en ciertas ocasiones que el simple hecho de tener que proceder a seguir el proceso que plantea GTD para transformar las cosas, puede ralentizar en cierta medida la actividad del día a día. Esta percepción suele emerger por dos razones. La primera de ellas es la inexperiencia ante el uso de la metodología. Cuando aprendes algo nuevo, tu cerebro necesita cierto entrenamiento y esto lleva su tiempo. La otra razón es la creencia de que el valor recae en hacer a toda costa sin plantearse siquiera si es lo mejor que se puede hacer en cada momento. En el siglo XXI la mejora de la productividad implica decidir bien por un lado, para posteriormente poder hacer mejor.
Para poder decidir bien tienes que construir un mapa de posibilidades. Tener este mapa de posibilidades no te obliga a hacer todo lo que hay en él, simplemente te dará precisión a la hora de elegir, y a la precisión se llega a través del proceso consciente de definición de cada uno de los elementos que hay en el mapa. El proceso de definición de tu trabajo puede aparentar ser lento, pero te aportará precisión a la hora de decidir qué hacer en cada momento y rapidez a la hora de ejecutar, dado que no tendrás que volver a pensar en ello.
La precisión a la hora de definir tu trabajo implica procesar de forma correcta todo el contenido de tus bandejas de entrada, identificando de forma correcta de qué se trata concretamente y definiendo claramente cuál es tu compromiso real y objetivo al respecto. Los deseos no importan. El lenguaje juega un papel fundamental en lo que a precisión se refiere. No es lo mismo definir una acción como por ejemplo ‘enviarle a Jesús el informe del mes pasado’, que ‘enviarle a Jesús el informe de rendimiento de producción de la cadena 23A de la última quincena de diciembre de 2014’. Como diría José Miguel Bolívar, el primer caso resulta nebuloso y el segundo caso preciso. Me gusta pensar en la definición del trabajo como la composición de una partitura musical. La interprete quien la interprete sonará igual.
Definir tus acciones de forma nebulosa te llevará de forma estrepitosa a la ineficacia e ineficiencia, dado que tendrás que perder tiempo en acordarte de qué se trata exactamente lo que tienes que hacer. Sin embargo definir de forma concreta y precisa tus acciones te dará rapidez de ejecución dado que no tendrás que pensar, tan sólo ejecutar. Así es que recuerda, como afirma Bob Lee Swagger (Mark Whalberg) en la película The Shooter, la lentitud te da precisión y la precisión te da rapidez. Con GTD ocurre igual, definir bien implica precisión y la precisión te permite elegir mejor y por tanto hacer mejor.
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