Esta permite mejorar la confiabilidad de la planificación del proyecto.
SISTEMA ÚLTIMO PLANIFICADOR (SUP)
“La construcción es un proceso social, el trabajo se maneja a través de una red de producción, relaciones y compromisos que posibilita la ejecución de los proyectos en el tiempo y la calidad esperada. Cualquier cosa que aparezca en el plan de trabajo solo será ejecutada y se creará valor si se logra que la gente a cargo se comprometa a hacerlo.
“Tradicionalmente prevalecen los objetivos conflictivos propios de cada participante que busca maximizar su beneficio personal sobre las necesidades del proyecto, ignorar estos legítimos objetivos no ayuda a mejorar la planificación y ejecución de los proyectos de construcción (Mossman, 2011)”.
“Tradicionalmente prevalecen los objetivos conflictivos propios de cada participante que busca maximizar su beneficio personal sobre las necesidades del proyecto, ignorar estos legítimos objetivos no ayuda a mejorar la planificación y ejecución de los proyectos de construcción (Mossman, 2011)”.
Figura 1
El día a día de la ejecución de proyectos se desarrolla frecuentemente en un ambiente de alta incertidumbre, con constantes cambios y variaciones en las actividades que requiere un esfuerzo importante de los administradores para reaccionar a nuevos e inesperados requerimientos.
DEJAR DE APAGAR INCENDIOS
En el lenguaje de proyectos se habla de la necesidad de “apagar incendios” y son muchos los equipos de proyectos que se identifican con esta expresión. Mediciones recientes en proyectos chilenos e internacionales demuestran que en promedio se cumple apenas la mitad de las tareas semanales planificadas en los proyectos, entregando evidencia cuantitativa de la variabilidad existente en ellos.
La raíz de muchos de los problemas de esta índole radica en nuestro esquema tradicional de planificación de producción, que no resulta el más adecuado para lidiar con la variabilidad.
El Sistema Último Planificador (SUP) fue desarrollado en Estados Unidos por miembros del “Lean Construction Institute” (LCI) y ha tenido una amplia difusión a nivel mundial, incluido Chile. El sistema ha sido aplicado originalmente en la construcción, pero los conceptos que aplica son válidos en cualquier tipo de proyecto, como su origen lo demuestra.
La raíz de muchos de los problemas de esta índole radica en nuestro esquema tradicional de planificación de producción, que no resulta el más adecuado para lidiar con la variabilidad.
El Sistema Último Planificador (SUP) fue desarrollado en Estados Unidos por miembros del “Lean Construction Institute” (LCI) y ha tenido una amplia difusión a nivel mundial, incluido Chile. El sistema ha sido aplicado originalmente en la construcción, pero los conceptos que aplica son válidos en cualquier tipo de proyecto, como su origen lo demuestra.
Figura 2
El SUP no es una metodología que reemplace o compita con los métodos de redes y “Camino Crítico”, sino que los complementa y enriquece. Apunta a incrementar la fiabilidad de la planificación y con eso a mejorar los desempeños. Está especialmente diseñado para mejorar el control de la incertidumbre en los proyectos, aumentando la confiabilidad de los planes. El incremento de la confiabilidad del plan se realiza tomando acciones en diferentes niveles en el sistema de planificación (ver Figura 1).
PERSONAS O PROCESOS
El Último Planificador se refiere tanto a las personas como al proceso o sistema. Cuando se refiere a la persona, el Último Planificador es quien prepara asignaciones para quienes hacen el trabajo, es la persona que directamente vigila el trabajo hecho por las unidades de producción y asume compromisos de planificación.
El Último Planificador típicamente es responsable de la capacidad de las unidades de producción, de sus rendimientos y de la calidad de sus productos. En la etapa de diseño puede ser el diseñador líder; en la etapa general de ejecución puede ser el ingeniero del proyecto; en una construcción específica puede ser el capataz a cargo.
El SUP provee herramientas y procedimientos para lograr compromisos confiables de planificación y preparar suficiente trabajo para que pueda ser asignado cuando sea necesario, contribuyendo así a lograr un flujo de trabajo más confiable entre las unidades de producción.
El SUP tiene cuatro niveles de planificación donde se va refinando el plan y la incertidumbre se va reduciendo a través de una consideración cuidadosa de lo que debería hacerse y lo que efectivamente puede realizarse. Planificando de esta manera se mantienen los objetivos siempre presentes para el equipo del proyecto y ayuda a identificar y a remover obstáculos para alcanzarlos. La coordinación se logra a través de un proceso continuo de obtener y cumplir compromisos para la acción, de esta manera la planificación no son solo intenciones, sino un trabajo activo de diseñar la forma en que el trabajo será realizado.
El Último Planificador típicamente es responsable de la capacidad de las unidades de producción, de sus rendimientos y de la calidad de sus productos. En la etapa de diseño puede ser el diseñador líder; en la etapa general de ejecución puede ser el ingeniero del proyecto; en una construcción específica puede ser el capataz a cargo.
El SUP provee herramientas y procedimientos para lograr compromisos confiables de planificación y preparar suficiente trabajo para que pueda ser asignado cuando sea necesario, contribuyendo así a lograr un flujo de trabajo más confiable entre las unidades de producción.
El SUP tiene cuatro niveles de planificación donde se va refinando el plan y la incertidumbre se va reduciendo a través de una consideración cuidadosa de lo que debería hacerse y lo que efectivamente puede realizarse. Planificando de esta manera se mantienen los objetivos siempre presentes para el equipo del proyecto y ayuda a identificar y a remover obstáculos para alcanzarlos. La coordinación se logra a través de un proceso continuo de obtener y cumplir compromisos para la acción, de esta manera la planificación no son solo intenciones, sino un trabajo activo de diseñar la forma en que el trabajo será realizado.
Figura 3
El primer nivel lo constituye el Programa maestro que se desarrolla a partir del criterio de diseño que apoya los objetivos del proyecto especificados por el mandante. La estructura básica del trabajo se determina subdividiendo el trabajo en partes, determinando la secuencia en que serán ejecutadas y generando hitos de control. En general, solo debe ser la guía para programas de detalle o de fase, expandidos o ampliados.
El Programa de fase se hace necesario cuando los proyectos son largos y complejos, aunque no debe ignorarse en los pequeños. Representan una subdivisión más detallada del Programa Maestro, preparada por las personas que administran el trabajo en la fase, para apoyar el cumplimiento de los hitos del programa maestro. Desde esa perspectiva presentan una clara oportunidad de lograr compromisos confiables de planificación con la participación de los principales actores de cada fase del proyecto (Figura 2).
El principal objetivo del proceso de Planificación intermedia es controlar el flujo de trabajo, entendiéndose por este la coordinación de diseño (planos), proveedores (materiales y equipos), recurso humano, información y requisitos previos, que son necesarios para que la producción pueda llevarse a cabo. Abarca típicamente intervalos de solo 5 o 6 semanas en el futuro con relación a la fecha de la planificación, porque la incertidumbre sobre lo que vendrá después deja sin sentido un detalle mayor. Durante la planificación intermedia se “prepara trabajo” para que pueda ser realizado en la fecha en que está programado, removiendo restricciones en un proceso sistemático y riguroso que permite crear un “Inventario de Trabajo Ejecutable” (ITE) que corresponde a lo que puede hacerse.
Figura 4
La Planificación semanal presenta el mayor nivel de detalle antes de realizar un trabajo. La efectúan diseñadores, supervisores de terreno, capataces y otras personas que supervisan directamente la ejecución del trabajo.
La gestión tradicional aborda la planificación semanal definiendo actividades y un programa de trabajo según lo que debe ser hecho.
Hasta este punto, la descripción del SUP probablemente no parezca muy novedosa ya que hay muchas organizaciones que utilizan niveles de planificación similares, y el lector puede estar pensando que es lo mismo que está acostumbrado a hacer. Sin embargo, el uso que se da a los sistemas, las características más finas del proceso y de sus participantes es lo que hace la diferencia.
La gestión tradicional aborda la planificación semanal definiendo actividades y un programa de trabajo según lo que debe ser hecho.
Hasta este punto, la descripción del SUP probablemente no parezca muy novedosa ya que hay muchas organizaciones que utilizan niveles de planificación similares, y el lector puede estar pensando que es lo mismo que está acostumbrado a hacer. Sin embargo, el uso que se da a los sistemas, las características más finas del proceso y de sus participantes es lo que hace la diferencia.
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO DEL SISTEMA
El SUP necesita medir el desempeño de cada plan de trabajo semanal para estimar su calidad. Esta medición, que es el primer paso para aprender de las fallas e implementar mejoras, se realiza a través del Porcentaje de Asignaciones Completadas (PAC), que es el número de realizaciones divididas por el número de asignaciones para una semana dada.
El PAC, medido así, evalúa hasta qué punto el sistema del último planificador fue capaz de anticiparse al trabajo que se haría en la siguiente semana. Es decir, compara lo que será hecho según el plan de trabajo semanal con lo que realmente fue hecho, reflejando así la fiabilidad del sistema de planificación.
El PAC, medido así, evalúa hasta qué punto el sistema del último planificador fue capaz de anticiparse al trabajo que se haría en la siguiente semana. Es decir, compara lo que será hecho según el plan de trabajo semanal con lo que realmente fue hecho, reflejando así la fiabilidad del sistema de planificación.
CUMPLIR O NO EL PROGRAMA
La práctica tradicional de la planificación suele llevar fácilmente a que el plan sea desarrollado sin estar en conocimiento de lo que puede ser hecho. En esta situación, que es muy normal, lo hecho será solo la intersección de lo que puede hacerse y lo que se hará, como vemos en la Figura 3.
En la práctica, el resultado de mediciones efectuadas en numerosos proyectos, en Chile y el extranjero, demuestran que en promedio se cumple (hecho) aproximadamente un 50% de las actividades comprometidas para la semana.
El remedio normal a esta situación suele ser una sobrecarga permanente de la producción, horas extras, recursos adicionales, aceleraciones y numerosas actividades que llevan a sobredimensionar las capacidades y recursos.
A diferencia del proceso de planificación tradicional, el SUP reconoce que a raíz de las limitaciones de recursos no todo puede ser hecho.
Por consiguiente, propone varios procesos adicionales de apoyo a la planificación que permiten, entre otros, conocer con mayor precisión lo que puede hacerse y al mismo tiempo preparar con anticipación el trabajo para que pueda ser realizado, removiendo restricciones y logrando compromisos confiables.
Esto se hace no solo agregando pasos o procedimientos al proceso de planificación, sino también modificando las funciones de los principales actores del proceso e incorporando a nuevos actores (último planificador).
El SUP recomienda que se determine primero qué parte de lo que debe realizarse se puede efectivamente hacer, ya que si lo que se planifica (se hará) se determina directamente de lo que se puede, existe una alta probabilidad de cumplir con ello (ver Figura 4).
En la práctica, el resultado de mediciones efectuadas en numerosos proyectos, en Chile y el extranjero, demuestran que en promedio se cumple (hecho) aproximadamente un 50% de las actividades comprometidas para la semana.
El remedio normal a esta situación suele ser una sobrecarga permanente de la producción, horas extras, recursos adicionales, aceleraciones y numerosas actividades que llevan a sobredimensionar las capacidades y recursos.
A diferencia del proceso de planificación tradicional, el SUP reconoce que a raíz de las limitaciones de recursos no todo puede ser hecho.
Por consiguiente, propone varios procesos adicionales de apoyo a la planificación que permiten, entre otros, conocer con mayor precisión lo que puede hacerse y al mismo tiempo preparar con anticipación el trabajo para que pueda ser realizado, removiendo restricciones y logrando compromisos confiables.
Esto se hace no solo agregando pasos o procedimientos al proceso de planificación, sino también modificando las funciones de los principales actores del proceso e incorporando a nuevos actores (último planificador).
El SUP recomienda que se determine primero qué parte de lo que debe realizarse se puede efectivamente hacer, ya que si lo que se planifica (se hará) se determina directamente de lo que se puede, existe una alta probabilidad de cumplir con ello (ver Figura 4).
¡Hasta el miércoles!
El día a día de la ejecución de proyectos se desarrolla frecuentemente en un ambiente de alta incertidumbre, con constantes cambios y variaciones en las actividades.
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