UN SISTEMA SOCIAL
El PMBOK define la gestión de recursos humanos de proyectos como “el proceso que se requiere para hacer que la mayor parte de las personas se involucren con el proyecto”.
Los planes son realizados por personas y se gestionan a través de ellas, por eso es esencial desarrollar una estructura de organización que refleje las necesidades del proyecto, de su equipo, y no menos importante, del mandante (Figura 1).
El proyecto debe ser entendido primero como un sistema social, lo que significa enfatizar la importancia de la organización de los recursos humanos, cuyo buen funcionamiento antecede al de los procesos de la empresa.
El sistema social debe ser capaz de originar y articular las coordinaciones o compromisos que permitan la realización del proyecto, y finalmente, la generación de valor.
Los planes son realizados por personas y se gestionan a través de ellas, por eso es esencial desarrollar una estructura de organización que refleje las necesidades del proyecto, de su equipo, y no menos importante, del mandante (Figura 1).
El proyecto debe ser entendido primero como un sistema social, lo que significa enfatizar la importancia de la organización de los recursos humanos, cuyo buen funcionamiento antecede al de los procesos de la empresa.
El sistema social debe ser capaz de originar y articular las coordinaciones o compromisos que permitan la realización del proyecto, y finalmente, la generación de valor.
TIPOS DE ORGANIZACIONES
Una empresa que debe ejecutar proyectos complejos y multidisciplinarios, normalmente les da una estructura que cae dentro de la siguiente clasificación: organización funcional, independiente o intermedia o matricial (Figura 2).
Se genera una organización funcional cuando la empresa se encuentra dividida según las diferentes disciplinas o conocimientos (ingeniería, construcción, personal, etc.) y le encarga a cada departamento especializado la parte correspondiente del proyecto para que la lleven adelante con plena y total responsabilidad. Normalmente se nombra un administrador de este.
La organización independiente o lineal consiste en generar una organización propia para el proyecto, independiente de los departamentos funcionales de la empresa, donde toda la autoridad y responsabilidad queda asignada al director del proyecto.
Normalmente se aplica con éxito a la tarea de ejecutar un proyecto complejo, importante, pero a la vez, singular dentro de la empresa.
La organización matricial corresponde a una posición intermedia entre las dos anteriores. El director cuenta con un equipo de trabajo directamente a sus órdenes, pero encarga la ejecución de las tareas que demanda el proyecto (diseños, preparación de contratos, compras, etc.) a los servicios especializados de la empresa.
Se genera una organización funcional cuando la empresa se encuentra dividida según las diferentes disciplinas o conocimientos (ingeniería, construcción, personal, etc.) y le encarga a cada departamento especializado la parte correspondiente del proyecto para que la lleven adelante con plena y total responsabilidad. Normalmente se nombra un administrador de este.
La organización independiente o lineal consiste en generar una organización propia para el proyecto, independiente de los departamentos funcionales de la empresa, donde toda la autoridad y responsabilidad queda asignada al director del proyecto.
Normalmente se aplica con éxito a la tarea de ejecutar un proyecto complejo, importante, pero a la vez, singular dentro de la empresa.
La organización matricial corresponde a una posición intermedia entre las dos anteriores. El director cuenta con un equipo de trabajo directamente a sus órdenes, pero encarga la ejecución de las tareas que demanda el proyecto (diseños, preparación de contratos, compras, etc.) a los servicios especializados de la empresa.
LA SUBDIVISIÓN DEL PROYECTO
Una vez definido el grado de autonomía que la empresa le dará al proyecto, corresponde fijar la estructura específica.
Figura 2
Esta última se hace en dos planos, el primero corresponde a la subdivisión en tareas por medio de la estructura de subdivisión del proyecto (ESP) o Work Breakdown Structure (WBS). El segundo es la estructura organizacional del proyecto (EOP) u Organizational Breakdown Structure (OBS), donde el plan se ordena según las responsabilidades que se asignan a las personas.
La vista conjunta de estos dos ordenamientos permite asegurar que no se han olvidado actividades necesarias y que cada una de estas tiene un responsable de su ejecución.
La EOP define la función que corresponde al cargo o a cada grupo de trabajo, indicando su autoridad, sus responsabilidades y su relación con los otros grupos o cargos. Adicionalmente, indica la cantidad de recursos que se le asignan.
Su expresión más común es el organigrama del proyecto. El primer nivel corresponde al jefe. Los siguientes representan mandos subordinados al inmediatamente superior, es decir con una autoridad y una responsabilidad menores.
La organización se expresará en un organigrama, es decir, en una representación gráfica de las líneas de mando. Sin embargo, el organigrama (EOP) es solo una parte de la organización. Deberá estar acompañada de otros elementos que, entrelazados, son necesarios para terminar de definir la organización: como un esquema de jerarquización, descripción de funciones o de cargos, sistemas de información y de control y normas procedimientos, entre otros.
El hecho de que cada cargo tenga bien definidas las tareas de las que se hace responsable y tenga recursos asignados con precisión, permite que se pueda medir sus resultados (uso de recursos, avances físicos, gastos en dinero) y confrontarlos con sus presupuestos. Cada unidad es un centro de costos y, simultáneamente, un centro de responsabilidad identificado con un código que lo distingue de las otras unidades.
La vista conjunta de estos dos ordenamientos permite asegurar que no se han olvidado actividades necesarias y que cada una de estas tiene un responsable de su ejecución.
La EOP define la función que corresponde al cargo o a cada grupo de trabajo, indicando su autoridad, sus responsabilidades y su relación con los otros grupos o cargos. Adicionalmente, indica la cantidad de recursos que se le asignan.
Su expresión más común es el organigrama del proyecto. El primer nivel corresponde al jefe. Los siguientes representan mandos subordinados al inmediatamente superior, es decir con una autoridad y una responsabilidad menores.
La organización se expresará en un organigrama, es decir, en una representación gráfica de las líneas de mando. Sin embargo, el organigrama (EOP) es solo una parte de la organización. Deberá estar acompañada de otros elementos que, entrelazados, son necesarios para terminar de definir la organización: como un esquema de jerarquización, descripción de funciones o de cargos, sistemas de información y de control y normas procedimientos, entre otros.
El hecho de que cada cargo tenga bien definidas las tareas de las que se hace responsable y tenga recursos asignados con precisión, permite que se pueda medir sus resultados (uso de recursos, avances físicos, gastos en dinero) y confrontarlos con sus presupuestos. Cada unidad es un centro de costos y, simultáneamente, un centro de responsabilidad identificado con un código que lo distingue de las otras unidades.
NUEVAS HERRAMIENTAS
Con las tendencias actuales, el área de ingeniería dispone de herramientas computacionales que le permiten diseñar y simular sus productos, logrando un mejor entendimiento de su comportamiento previo a su ejecución.
Figura 3
Por el contrario, en el área de la administración de proyectos, se presenta una carencia de herramientas que ayuden al diseño de las organizaciones de los proyectos de la misma forma en que los ingenieros diseñan sus productos.
A partir de investigaciones realizadas originalmente en la Universidad de Stanford, se ha desarrollado y validado una metodología de modelación denominada Virtual Design Team (VDT). El software conecta el programa del proyecto, los responsables de la organización y un simulador de eventos discretos para modelar el proyecto en su totalidad (Figura 3).
Recientemente, entender e interpretar los aspectos sociales en la organización de un proyecto ha ganado un gran interés en las investigaciones de gestión de estos, surgiendo la necesidad de analizar las organizaciones de proyectos complejos (CPO) a través de herramientas que permitan entender su comportamiento.
A partir de investigaciones realizadas originalmente en la Universidad de Stanford, se ha desarrollado y validado una metodología de modelación denominada Virtual Design Team (VDT). El software conecta el programa del proyecto, los responsables de la organización y un simulador de eventos discretos para modelar el proyecto en su totalidad (Figura 3).
Recientemente, entender e interpretar los aspectos sociales en la organización de un proyecto ha ganado un gran interés en las investigaciones de gestión de estos, surgiendo la necesidad de analizar las organizaciones de proyectos complejos (CPO) a través de herramientas que permitan entender su comportamiento.
Figura 4
El análisis de redes sociales (SNA) es un método alternativo para hacer más efectiva la gestión de proyectos. Propone la densidad de la red y la centralización como medidas para comparar las diferentes formas de administrar un proyecto de construcción (Pryke, 2005).
Los tipos de redes dentro de una organización pueden ser analizados con un enfoque de red completo o personal (Figura 4). El enfoque de red completo hace referencia a un análisis de la organización del proyecto teniendo en cuenta un subsistema con una unidad organizacional más grande, mientras que en el enfoque de red personal utiliza un subsistema con una unidad organizacional más pequeña (mandantes, diseñadores, contratistas, proveedores).
Los tipos de redes dentro de una organización pueden ser analizados con un enfoque de red completo o personal (Figura 4). El enfoque de red completo hace referencia a un análisis de la organización del proyecto teniendo en cuenta un subsistema con una unidad organizacional más grande, mientras que en el enfoque de red personal utiliza un subsistema con una unidad organizacional más pequeña (mandantes, diseñadores, contratistas, proveedores).
¡Hasta el miércoles!
Una buena definición de cargos y responsabilidades es fundamental para el éxito de cualquier proyecto.
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